Keep It – моё любимое приложение для сбора, хранения, обработки и организации любой информации на iPhone, iPad и Mac

В этой статье я расскажу о возможностях своего любимого приложения Keep It для Mac, iPhone и iPad. О том, зачем оно вам нужно, как его использовать и как это делаю я.

Keep It для iPhone, iPad и Mac – это приложение для сбора, хранения, обработки и организации любой информации: от статей из интернета, до изображений, аудио, видео, файлов, документов и ведения заметок. Оно пришло на замену предыдущей версии приложения Together.

Я постоянно совершенствую процесс по сбору и организации разнообразной информации для личных и рабочих целей. Он включает в себя скриншоты, PDF документы, ссылки, статьи, идеи, изображения, видео, веб-архивы и все остальные типы технической и визуальной информации. Я пытаюсь найти максимально функциональный инструмент и продумать данный процесс таким образом, чтобы он был простым и удобным, и помогал мне сосредоточиться на выполняемой задаче для которой я собираю такое огромное количество разнообразной информации. И, конечно же, выстроить его так, чтобы я мог быстро найти любую нужную мне информацию.

До того как я нашёл Keep It, ссылки хранились в списке для чтения (в Safari), другие ссылки в стандартных заметках, изображения в Фото или в папке, статьи в Pocket или снова в списке для чтения. Ко всему этому беспорядку добавляются материалы из социальных сетей, которые хранились в них (в списках «на потом»). Короче, информация, относящаяся к одной задаче хранилась в невероятно большом количестве мест и собрать её в кучу, структурировать и обработать стало для меня практически непосильной задачей, на которую я тратил основную часть времени. Но, с выходом Keep It, ситуация изменилась и большая часть данных хранится именно в нём, хотя всё ещё существует небольшой беспорядок и хаос, но уже гораздо лучше, чем раньше. Теперь процесс работы с информацией стал приятным и не отнимает так много времени, как раньше.

Первое время я использовал Keep It как сервис отложенного чтения: когда натыкаешься на интересную статью, а времени её прочитать нет или её нужно детально проработать. Просто сохранял её как одностраничный PDF и обрабатывал их в свободное время.

Не пугайтесь 🙂 Это только в режиме просмотра страниц документа. Если это многостраничный PDF, то вы увидите его страницы отдельно. А у нас он одностраничный. При просмотре всё четко.

Какие приложения я использовал раньше: Evernote, Pocket, Instapaer, DEVONthink, OneNote, Google Keep, и прочие. Ни одно из них мне не подошло по ряду причин. О них в рамках данной статьи рассказывать не буду. Скажу только то, что Keep It справляется со многими задачами лучше, с некоторыми хуже. Но в целом, Keep It – самое сбалансированное решение из всех существующих для устройств от Apple с поддержкой iCloud (это важный момент для меня, поэтому — это стало одним из основных критериев при выборе подобного приложения). Отмечу, что отвергнутые мной приложения не плохие, просто они не подошли именно мне.

Keep It не воспринимается как инородное приложение и оно отлично вписывается в iOS и macOS. Причём отличий в возможностях между мобильной и настольной версией системы практически нет, а все основные и важные функции работают на любой платформе (кроме одной, самой важной для меня, но про это позже). Важно, что приложение позволяет добавлять теги, сохранять поисковые запросы и создавать умные папки, что очень упрощает поиск и работу с информацией.

Приложение можно описать так: смесь стандартных Заметок и Finder, который поддерживает папки, цветные ярлыки, теги и бандлы.

Интерфейс

Приложение разделено на 3 части: Списки папок (бандлы, ярлыки, избранное, корзина, недавние объекты и все объекты), затем идёт список заметок (файлов) и потом уже само окно заметки, документа или файла. Суть такая же, как и у стандартных заметок, так что не запутаетесь.

Из плюсов могу отметить, что названия сохранённых элементов отображаются в несколько строк (даже на iOS), что позволяет просто ориентироваться среди большого количества информации. В тех же заметках, например, в названии видна только первая строка заметки и то не целиком. Я от этого страдаю, но ничего сделать нельзя, пока в Apple не поймут насколько это неудобно.

Что касается самого интерфейса, расположения элементов и взаимодействия с ними, тут всё более или менее нормально. Да, может быть лучше и есть что исправлять, но на работу это не влияет и не мешает эффективно использовать приложение.

Можно включать, отключать или настраивать различные элементы: число строк предпросмотра заметки, её размер, дата, комментарии, превью, тип и теги. Если вам покажется, что интерфейс нагромождён и в нём много отвлекающих элементов — выбирайте сами что оставить, а что отключить.

Список документов имеет 2 режима: списком или с большими превью документов.

Сбор информации

Тот момент, в котором Keep It сияет среди всех существующих приложения подобного рода.

Он позволяет сохранять различную информацию и файлы через стандартное меню «Поделиться» на iOS и Mac.

Или можно добавлять данные прямо из самого приложения. А ещё есть веб-клиппер для браузера для сохранения страниц.

После активации веб-клиппера Keep It в Safari он появится в меню «Поделиться».

Далее вы можете выбрать как сохранить эту страницу: одностраничный PDF, постраничный PDF или как веб-архив.

Там же вы можете выбрать в какую папку сохранить страницу.

По-умолчанию можно назначить папку и все сохраняемые файлы будут автоматом сохраняться в неё. Я назвал её «Входящие». Сливаю в неё всё, что мне попадается на глаза, а потом раз или два в неделю разгребаю её и раскладываю информацию по подходящим папкам.

После сохранения статьи, вы можете добавить описание к ней: почему вы её сохранили и зачем она вам нужно. Описание можно добавить ко всему, что вы сохраняете в Keep It.

Если добавлять информацию в самом приложении, то вариантов что это может быть много. Прикол в том, что если вы скопировали ссылку и вставите её в приложение, то Keep It вам предложит сохранить её в оффлайн как PDF или веб-архив. Так что вам не нужно сначала открывать ссылку в браузере и от туда отправлять её в приложение.

Организация информации

Помимо стандартных папок в Keep It можно использовать теги, бандлы и ярлыки.

Папки можно вкладывать друг в друга. Сворачивать и разворачивать их. Причём, если открыть родительскую папку, то в ней будут файлы из всех вложенных в неё папок.

Теги поддерживают несколько слов, а не одно как во многих приложениях.

Бандлы и ярлыки — крайне удобные и полезные варианты организации информации.

Бандл — аналог тега, но их можно вкладывать в папки или просто размещать на боковой панели.

Я их использую для организации материалов по активным проектам и как только проект завершён — удаляю его, а все файлы из него остаются в тех папках, где и лежали. Такие себе «временные» папки или теги. Один документ может находиться сразу в нескольких бандлах. При желании можно создать папку для свершённых проектов и складывать бандлы туда, чтобы можно было быстро к ним вернуться если потребуется.

Ярлыки — ещё один аналог тегов. Они могут быть разных цветов. Если пометить файл цветным ярлыком, то её название окрасится в цвет выбранного ярлыка. Их я использую, чтобы помечать информацию с которой я работаю или уже обработал. Это просто Мега удобная вещь. Они находятся там же где папки и бандлы.

Избранное – это последний из вариантов организации информации. Папка «Избранное» всегда на виду в верхней части приложения. Вариантов как это можно использовать масса.

Может показаться, что такое количество вариантов организации информации — перебор и в этом можно запутаться, но это не так. Если потратить минут 20 на обдумывание того, как и когда использовать ту или иную опцию, то потом у вас будет полнейший порядок в библиотеке и всегда сможете быстро найти нужную информацию.

Множественный выбор элементов для группового действия: удалить, переместить и так далее.

В каждой папке файлы можно сортировать по имени, дате добавления, размеру и тегам. Можно фильтровать по нескольким тегам сразу.

Поиск работает изумительно.

Вам доступно масса вариантов: название/комментарии/источник/содержание содержит искомое слово, словосочетание, предложение и т.п.

Поисковые запросы можно сохранять! И они будут доступны в списке папок и прочих элементов.

Тут так же можно настроить так как вам нужно. Фильтры, условия, зависимости, исключения и тому подобное.

Вообщем, с такими возможностями поиска ничего не потеряется и найти можно будет что угодно, даже если в вашей библиотеке тысячи файлов.

Обработка информации

Основная часть всех сохранённых материалов — это статьи в PDF. Я делаю аннотации с помощью Apple Pencil, добавляю к ним комментарии.

В Keep It есть встроенные инструменты для аннотаций: выделение цветом, заметки, подчёркивание, зачёркивание.

Если этого недостаточно, то вы можете открыть нужный файл в любом другом приложении. Причём создаётся не копия этого файла, а вы будуте работать с оригиналом.

На iOS тоже есть такая возможность, так как Keep It поддерживает приложение «Файлы» и вы можете работать с документами из Keep It не в самом приложении, а в приложении «Файлы».

Прямо в Файлах можно перемещать документы, переименовывать их, удалять или добавлять новые. К моему сожалению, приложение «Файлы» на iOS не очень удобное в принципе. Обрезанные названия документов и найти нужный бывает сложно. Так же нельзя изменять размер превью документов.

Даже на большом экране iPad Pro 12.9 нельзя увидеть имена файлов полностью или настроить размер превью. Ну как так, Apple?

На iPhone и iPad я открываю статьи для редактирования и обработки в PDF Expert. Как я говорил, не создаётся дубликат. Вы редактируете оригинал файла в PDF Expert, который находится в Keep It.

Ещё я могу просмотреть отдельно все свои аннотации и примечания. В Keep It такой возможности нет.

Работа с текстом

Я уже перечислял в каких форматах можно создавать заметки. Keep It значительно превосходит стандартное приложение «Заметки» по возможностям форматирования текста.

Но я заметки в нём не веду и предпочитаю приложение от Apple. Потому что мне не нравится работа заметок с вложениями фото, видео и аудио: иногда они не открываются даже с 3 раза и приходится выходить из приложения и снова открывать его.

Прочие плюшки

Ещё одна классная возможность Keep It заключается в том, что я могу скопировать ссылку на отдельный документ, папку или бандл.

Причём ссылка копируется не как непонятный набор букв и цифр, а как гиперссылка с названием скопированного элемента. Использовать это можно разными способами. Например, создать содержание в Apple Notes и от туда переходить к нужным документам.

Минусы

Больше всего меня расстраивает, что я не могу на iPhone или iPad сохранить статью как одностраничный PDF (это можно сделать только на Mac). Если на iOS сохранять как PDF, то только постраничный и ссылки, к сожалению, в таких документах не кликабельны. Поэтому когда я нахожу какую-то статью на iOS устройстве, то сохраняю её как веб-архив и помечаю красным цветом. Это значит, что эти страницы мне нужно сохранить на Mac в формате одностраничного PDF. Вот такие костыли 🙂

• Нет русского языка.
• Подписка (хотя есть и разовая покупка, но только для Mac).
• Папки сортируются только по имени. Нельзя расставить их вручную как в стандартном приложении «Заметки».
  

Ещё один глобальный минус касается версии Keep It для Mac: когда количество сохранённых элементов становится больше 50, то при скроллинге списка приложение подлагивает и подтормаживает. Оно почему-то каждый раз генерирует превью документов. Начинают шуметь кулеры словно я монтирую ролик в 4К и делаю ещё несколько задач параллельно. Это очень раздражает.

Это основные недостатки. Но не все.

Как использовать Keep It на Mac бесплатно

Есть небольшая хитрость как использовать Keep It на Mac бесплатно. Нужно скачать версию с сайта, установить её и использовать 15 дней пока работает триал. Когда он закончится, то удаляете Keep It с помощью AppCleaner и устанавливаете Keep It снова. Когда будете удалять Keep It – обязательно установите галочки на всех папках, чтобы AppCleaner удалил его полностью и не оставил хвостов об истечении триала.

Выводы

Рассказать подробно в рамках одной статьи про Keep It невозможно. Я старался и так максимально сократить статью, но она получилась объёмной.

Я назвал его любимым потому что оно позволяет мне сохранять статьи и веб-страницы в PDF, да ещё и в оффлайн. Так как до его использования я потерял большое количество крутых статей, которые были удалены их авторами.

И конечно же, потому что это отличное приложение для проведения исследований, сбора материалов и их дальнейшей обработки.

У Keep It есть недостатки, которые меня раздражают, но приходится с ними мириться, так как нет альтернативы. Можно, конечно же, всё сохранять в файловой системе, но тогда я потеряю большое количество нужных мне возможностей и это будет неудобно.

Стоит ли вам его использовать? На этот вопрос сможете ответить только вы сами. У Keep It есть триал версия для iOS и Mac. Поэтому скачивайте, пробуйте и принимайте решение.

Стоит ли он своих денег? На Mac Keep It стоит 3.790 рублей. Это слишком дорого, учитывая его недостатки и косяки. Версия для iOS работает по подписке и обойдётся в 699 рублей в год.