Почему я отказался от Things 3 и полностью перешёл на стандартное приложение Напоминания от Apple

Достаточно продолжительное время (с 2017 года, когда вышла новая версия Things) я использовал Things 3 для ведения списков дел и проектов. Но когда компания Apple выпустила новые версии iOS 13, iPadOS и macOS Catalina, в которых они значительно обновили своё стандартное приложение «Напоминания», я решил попробовать полностью перейти с Things 3 на них. Потому что в Things 3 (несмотря на то, что я считаю, что Things 3 всё ещё является одним из хороших менеджеров задач, у которого будут свои поклонники) есть ряд недостатков, которые затрудняют использование приложения для меня. Безусловно, в Things 3 есть ряд преимуществ перед стандартным приложением Напоминания от Apple, но недостатки Things 3 перевешивают все положительные стороны приложения и чашу весов на сторону Напоминаний.

Things 3: Обрезанные названия задач и проектов

Это самая главная проблема Things 3 из-за которой я не могу использовать приложение. Она не только снижает эффективность работы в самом приложении (хотя оно должно мне помогать достигать больших целей и быть удобным в использовании), но и дико раздражает, так из-за этого невозможно пользоваться приложением.

Посмотрите и сравните как выглядят списки задач в Things 3 и в Напоминаниях.

Списки задач в Things 3
Списки задач в Things 3
Списки задач в приложении "Напоминания"
Списки задач в приложении “Напоминания”

В Напоминаниях названия задач видно целиком, а в Things 3 отображается только одна строка названия (и то обрезанная).

Но может быть ещё хуже. Когда вы добавляете к задаче в Things 3 дополнительную информацию: дату начала, теги, заметки, чек-лист, дедлайн или напоминание, то название задачи сокращается ещё больше. Потому что при добавлении дополнительной информации рядом с названием задачи появляются соответствующие иконки. Вот сравните сами.

Things 3
Things 3
Напоминания
Напоминания

Какой вариант вам нравится больше? А какой удобнее и приятнее глазу? Как считаете, какой из них более удобный и эффективный? Правильный ответ на все вопросы: «В Напоминаниях».

И даже если вы не используете такие длинные названия задач как я, то при добавлении различной информации к задачам, ваши короткие названия тоже не будут видны целиком. А чтобы понять суть задачи в Things 3, необходимо её открыть и только тогда вы полностью увидите её название и примечание (заметку) к ней. В Напоминаниях я вижу не только название задачи целиком, но и заметку к ней.

И как это мешает использовать приложение Things 3?

Во-первых, из-за обрезанных названий в Things 3, мне необходимо нажимать на каждую задачу, чтобы понять, что мне нужно сделать. Представьте, что у вас в проекте или в области 10-100 (или более) задач. И сколько времени вам потребуется, чтобы оценить объём работы, расставить задачи по степени важности и приоритету? Много! Уже на 5 задаче вас это начнёт бесить.

В Напоминаниях я вижу, скажем так, полную картину предстоящей работы, быстро могу организовать задачи в нужном порядке и составить план их выполнения.

Во-вторых, я часто добавляю к задачам заметки (примечания). Там может находиться, например, номер телефона. В Напоминаниях мне даже не нужно открывать задачу, чтобы её увидеть и я тут же могу совершить звонок по этому номеру.

В Things 3 мне нужно быть внимательным и всегда обращать внимание на то, есть ли в названии задачи иконка заметки, так как там может находиться важная информация и дополнительное действие, которое необходимо совершить, прежде чем приступить к выполнению задачи.

В-третьих, в начале названия моих задач всегда стоит действие, которое необходимо совершить: Отправить, Написать, Заказать и так далее. А когда к задаче добавлена дополнительная информация, то в Things 3 я вижу список из практически одинаковых задач 🙂

Things 3: Нельзя быстро составить план на день

Например, из-за обрезанных названий задач в списке «Сегодня», мне опять же нужно совершать много лишних действий, чтобы расставить задачи на сегодня в порядке их выполнения.

Список "Сегодня" в Things 3 и в Напоминаниях
Список “Сегодня” в Things 3 и в Напоминаниях

Предположим, что у меня на сегодня запланировано 10 задач и у всех обрезаны названия. Это значит, что мне нужно сначала открыть задачу, прочитать название и примечание к ней, потом закрыть задачу и открыть следующую.

50% работы в приложении Things 3 сводится к "Открыть задачу - Закрыть задачу"
50% работы в приложении Things 3 сводится к “Открыть задачу – Закрыть задачу”

Следовательно, 10 задач = 20 лишних действий. И это только для составления плана. Потому что если у задач есть заметки, то в течении дня вам придётся совершить ещё какое-то лишнее количество действий, чтобы увидеть эти заметки и выполнить задачу.

В Напоминаниях всё проще: открыл список «Сегодня», окинул взглядом список дел и приступил к их выполнению.

Не нужно нажимать на каждую задачу, чтобы понять что делать. Тоже самое касается и заметок к задачам. Всё перед глазами и в любом списке или разделе.

На самом деле, уже этого должно быть достаточно, чтобы даже не смотреть в сторону Things 3 (при условии, что для вас это имеет значение, потому что есть пользователи, которых это совершенно не смущает). Но я расскажу вам ещё о некоторых вещах.

Разработчики Things 3 могли бы легко предоставить пользователям выбирать и настраивать внешний вид приложения. Отличный пример реализации это можете увидеть на скриншоте приложения 2Do.

В 2Do можно самому настроить интерфейс приложения: хотите видеть названия задач целиком? – Ок. Хотите видеть только одну строку названия? – Ок.

Это я (в очередной раз) писал разработчикам Things 3 и как всегда получил стандартный ответ: «Не можем ничего обещать и спасибо за фидбек.

Things 3: Обрезанные названия задач в виджете

Тоже самое, что и с обрезанными названиями задач в приложении, но теперь в виджете. Так как в Напоминаниях, в отличии от Things 3, не отображаются события из календаря, то я использую панель виджетов, где у меня находятся виджеты календаря, напоминаний и погоды. Но даже когда я использовал Things 3, то всё равно использовал виджет, так как мне так было удобно. Но и тут у Things 3 тоже названия задач обрезаны и не понятно, что нужно делать. А вот в Напоминаниях я вижу названия задач полностью и мне не нужно даже открывать приложение.

К сожалению, в виджете Напоминаний, отображается только часть задач на сегодня, а Things показывает все задачи. Но, с другой стороны, я всегда вижу 3 главные задачи на сегодня, а остальные не маячат перед глазами (да, да, да, оправдался).

Things 3: Нельзя сворачивать и разворачивать разделы

В Things 3 есть удобная опция для организации задач внутри проекта – Разделы. Например, их можно использовать, чтобы разделить проект на этапы. Но и у них есть 2 недостатка: обрезанные названия и их нельзя сворачивать. Снова отличная идея, а её реализация оставляет желать лучшего.

Я постоянно использовал разделы в Things 3, но их названия тоже обрезались, так как они были длинными. Часто не вмещалось всего несколько букв или одно слово. Вроде мелочь, но визуально это было некрасиво.

Второй недостаток разделов в том, что если сейчас я не хочу видеть задачи из каких-то этапов проекта, то я не могу свернуть эти разделы и поэтому неактуальные (в данный момент времени) задачи постоянно маячили перед глазами. А если задач в проекте много, то из-за этого неудобно перемещать задачу из одного раздела в другой, так как приходится ждать пока приложение «долетает» до нужного места.

В Напоминаниях можно сделать нечто подобное и, на мой взгляд, даже более удобно. Для крупных проектов я использую отдельные списки в Напоминаниях. Вместо разделов из Things 3 я создаю задачи с эмоджи «🏷 Этап 1», а уже под ними размещаю задачи, которые нужно выполнить.

Таким образом, даже если название у раздела длинное, то я буду его видеть полностью. При желании могу свернуть ненужные мне сейчас разделы или быстро переместить задачи из одного раздела в другой. И так же я буду видеть количество задач в каждом разделе.

Согласитесь, что в Напоминаниях это можно реализовать значительно удобнее?

Things 3: Неудобная сортировка задач

В Things 3 очень неудобно реализована сортировка задач. Вот составили вы список задач и решили присвоить некоторым из них даты начала и уведомления. Как только вы добавите дату к задаче, она автоматически переместится в конец списка. С одной стороны это удобно (если только это сделано в проекте с разделами).

Но а что если вы расположили задачи в порядке их выполнения (в проекте без разделов или в области, где у вас 100 задач) и только некоторые из них необходимо выполнить в конкретные дни? Тогда вся ваша сортировка собьётся. А если задач много, то теперь придётся каждый раз листать в самый низ, чтобы увидеть запланированные задачи.

В Напоминаниях такого не произойдёт. Потому что в них нет возможности сортировки задач по имени или по дате (на iOS, а на Mac такая возможность есть).

Поэтому, даже если вы присвоите даты для ваших задач в Напоминаниях, порядок задач останется прежним. Это как плюс, так и минус одновременно.

Второй нюанс заключается в следующем. Если в Things 3 в проекте (без разделов) или в области (списке) присвоить даты задачам или назначить дату их выполнения как «когда-нибудь», то там появится 2 новых системных раздела: «Планы» и «Когда-нибудь». В самом низу будет опция «Скрыть более поздние объекты». При скрытии более поздних объектов скрывается 2 раздела «Планы» и «Когда-нибудь».

Мне такой подход тоже не нравится, потому что я хочу видеть запланированные задачи, но не хочу видеть задачи из раздела «Когда-нибудь». Но такой возможности нет. Очередной жирный минус Things 3.

Быстрое добавление задачи

Способов создания задач много. На iPhone я часто использую Haptic Touch (3D Touch). При длительном нажатии на иконку приложения всплывает меню быстрых действий.

На скриншоте видно разницу между Напоминаниями и Things 3. В Напоминаниях я могу добавить задачу не только в список «Входящие», но и несколько первых списков без необходимости открывать приложение.

Things 3: Нет вложений

В iOS 13 появилась поддержка вложений. Теперь к задачам в Напоминаниях можно добавлять изображения, ссылки из Safari или сканы документов. Использую эту возможность постоянно.

Например, мне нужно выбрать шторы домой. В салоне мне дали визитку и попросили позвонить перед тем, как я к ним приеду. Соответственно, у меня уже создана задача в Напоминаниях и мне достаточно прикрепить фото визитки к задаче, а визитку можно выбросить.

Или я хочу выбрать подходящую конфигурацию Mac. Открываю соответствующий раздел на сайте apple.com, но понимаю, что нужно хорошо подумать перед покупкой. Создаю задачу со ссылкой на сайт и раздел с нужным мне MacBook. Всё, как только буду готов – нажал на ссылку и попёр тратить деньги 🙂

Ну или видео хочу посмотреть на YouTube. Точно так же создаю задачу со ссылкой на видео. Причём, я могу смотреть видео прямо в Напоминаниях не переходя на сайт. Да, вряд ли кто-то это будет часто использовать, но иногда я так делал 🙂

С таким подходом список задач выглядит просто офигенно красиво. Оч приятно с ним работать. Если вам не нравятся крупные превьюшки, то их можно уменьшить.

Things 3: Нет напоминаний по геолокации

Одна из моих любимых функций в Напоминаниях, которой нет в Things 3. Использую её постоянно. Например, могу попросить Siri напомнить мне что-то сделать, когда я выйду из дома.

Или записать задачу и установить уведомление на конкретное место, например, когда я буду возле магазина или рядом с домом, то напомни мне зайти в магазин. И работает такая функция идеально.

Things 3: Нельзя завершить повторяющуюся задачу заранее

Да, да. Представьте себе. Вы создали задачу повторяющуюся каждые 2 недели. Предположим, что она запланирована на завтра, а вы её выполнили уже сегодня. Так вот вы не сможете отметить её завершённой, пока не наступит срок её выполнения (в нашем случае – завтра). Бреееед 🤦‍♂️

Things 3: Нет быстрых действий

Так же одна из киллер фич Напоминаний, которой нет в Things 3. Я могу создать задачу в Напоминаниях со ссылкой на любое приложение, сайт или файл. Да вообще практически на всё что угодно.

Например, когда я разгребаю почту и приходит электронное письмо с просьбой прислать сканы документов. Я создаю задачу со ссылкой на это письмо и спокойно архивирую его. В списке задач я буду видеть не только что нужно сделать, но и иконку соответствующего приложения. При нажатии на иконку почты автоматически откроется нужное мне письмо.

Или друг написал мне в iMessage, но я понимаю, что сейчас нет времени отвечать, но не хочу забыть. Я создаю задачу в Напоминаниях и при нажатии на иконку сообщений откроется диалог с нужным человеком в iMessage.

Ну или так. Я хочу сегодня прочитать вторую часть книги в iBooks. Создаю задачу в Напоминаниях со ссылкой на нужную книгу. При нажатии на иконку iBooks откроется нужная мне глава.

Благодаря такому подходу моя продуктивность и эффективность увеличивается в разы, так как я не трачу время на поиски нужного письма или диалога в iMessage. Мне нужно только раз ткнуть в иконку приложения рядом с названием задачи, а остальное система сделает за меня.

В Things 3 такого нет. Да, можно создавать ссылки на некоторые приложения, а их ооооочень мало и реализовано это неудобно. Поэтому, можно сказать, что такой возможности в Things 3 нет.

Быстрые действия на iPad
Быстрые действия на iPad

Самый кайф этого подхода и системы заключается в том, что всё это синхронизируется между всеми моими устройствами и совершенно не важно iPhone, iPad или Mac сейчас рядом со мной (на маках поддерживаются не все приложения, так что… почти не важно). Я смогу перейти к нужному файлу или приложению на любом из них.

Отсутствие тегов

Только и слышу, что теги нужны, как же жить без тегов. Да нормально! Я даже рад, что нет этой опции, потому что в Things 3 нужно использовать теги крайне осторожно и в ограниченном количестве. Плюс, это всегда лишний шаг при создании задачи, который отнимает время (особенно если тегов у вас много). Вот честно, не страдаю из-за их отсутствия, а только радуюсь этому.

Да и если они вам сильно нужны, то можно выкрутиться и в заметках к задаче добавить текстом «#НазваниеТега». А потом через поиск отфильтровать задачи по нужному или нужным тегам. Когда их не много, то это не так и сложно (особенно, когда есть клавиатурные сокращения).

Недостатки Напоминаний

Несмотря на многочисленные плюсы, у Напоминаний, конечно же есть и минусы. Из самых неприятных: нельзя вручную отсортировать задачи в списке «Сегодня» (в остальных списках можно). Если у задачи в списке «Сегодня» есть подзадачи, то видна только основная задача, а подзадач или хотя бы какой-то иконки, что они там есть, не видно. Неудобно, но я готов с этим мириться, потому что Напоминания, в очень многих моментах, превосходят Things 3 и прочие менеджеры задач. Позже я напишу статью не только про недостатки Напоминаний, но и про недостатки других встроенных приложений от Apple. Поэтому не пропадайте и следите за выходом новых статей 🙂

Выводы

Мой эксперимент по переходу с Things 3 на стандартное приложение «Напоминания» от Apple прошёл успешно и даже превзошёл мои ожидания. Я получил в разы больше, чем потерял.

Самое интересное, что моя жизнь не стала проще, а наоборот появилось ещё больше проектов и задач. Но Напоминания справились со своей задачей. Я ничего не забыл, не пропустил и не потерял.

Благодаря переходу на Напоминания я упростил свою систему управления задачами и проектами (разработал с нуля), но сделал её более функциональной и удобной, нежели это возможно реализовать в Things 3. И несмотря на свою простоту она способна на гораздо больше вещей, чем вам кажется.

Если прочитать отзывы в App Store о Things 3, то можно встретить негативные, в которых пишут о тех же проблемах о которых я рассказал.

А позитивные отзывы рекомендуют не писать длинные названия задач. Я с этим не согласен и попытался в статье рассказать и объяснить, что короткие названия задач неудобны, а эти «обрезки» бессмысленны.

Если вы находитесь в экосистеме Apple, то я однозначно рекомендую вам провести подобный эксперимент и перейти с вашего текущего менеджера задач на Напоминания. Тем более они бесплатны и используют iCloud синхронизацию.

Ну а если вас не привлекают преимущества Напоминаний и не отталкивают серьёзные недостатки Things 3, то Things 3 – красивый и хороший менеджер задач, но уже, к сожалению, не лучший. Очень жаль, что разработчики с 2017 года не прислушались к своим пользователям.